Como profesional administrativo, tú eres el corazón de la organización. Sin ti, podría haber caos y confusión total. Probablemente te echen de menos hasta que te hayas ido y tu empleador nunca descifre cómo te las ingeniabas para hacerte cargo de tantas cosas a la vez.

Mejora tu currículum vitae

Tu currículum vitae debe reflejar todo lo que haces y lo que has logrado, para que un futuro empleador vea lo que aportarás a la empresa. Los empleadores buscan personal administrativo que sea confiable y que contribuya al buen funcionamiento de las operaciones. Una buena manera de incorporar tus logros es describiendo primero tus responsabilidades laborales en un párrafo y luego agregar una lista con tus principales logros. A continuación encontrarás una lista con frases de impacto para una secretaria jurídica:

• Supervisé interposiciones de documentación variada para clientes internacionales y a menudo coordiné un equipo de varios empleados a fin de asegurar una entrega a tiempo y en forma.
• Proporcioné apoyo y capacitación al personal secretarial y a los nuevos asociados en materia de orientación de la oficina, procedimientos de las interposiciones, programas de cómputo y requisitos del tribunal. Fui una influencia tranquilizadora en una oficina de ritmo acelerado.
• Resolví varios problemas de relaciones laborales a satisfacción de cinco directores de departamento y 500 empleados.

Muchos empleados administrativos tienen dificultades para describir sus logros. Algunos dicen que sólo "hacen su trabajo" y eso es todo. Pero si te detienes a reflexionar sobre cada puesto, te sorprenderá todo lo que has logrado. He aquí algunas preguntas para ayudarte a empezar:

• ¿Te dedicabas a capacitar u orientar a otros empleados en materia de políticas y procedimientos de la oficina?
• ¿Ganaste algún premio, como “empleado del mes” o “premio de puntualidad”?
• ¿Pusiste en práctica algún procedimiento que mejoró las operaciones de la oficina, que mejoró el servicio al cliente o que redujo los costos?
• ¿Organizaste algún evento o junta que tuviera un impacto positivo sobre la empresa?
• ¿Has empleado la tecnología para mejorar las funciones de apoyo? ¿Has creado presentaciones efectivas en PowerPoint? ¿Quedan relucientes los reportes que generas con un procesador de palabras? ¿Creaste una base de datos de los clientes para mejorar el seguimiento, los reportes y el servicio al cliente?  
• ¿Mostraste la habilidad de hacer varias cosas a la vez en un entorno de ritmo acelerado, sin olvidar hacer hincapié en la calidad?
• ¿Presentas constantemente una imagen profesional, tanto en el teléfono como en persona, contribuyendo así a la buena reputación de la empresa?
• ¿Colaboraste en algún proyecto especial, como la creación de un boletín informativo o una campaña de envío postal directo?  ¿Cuáles fueron los resultados de los proyectos?
• ¿Sabes usar un sistema de telefonía multilínea?
• ¿Te han elogiado los consumidores o clientes por haberles brindado un servicio excelente?

 Palabras clave

Puestos: asistente administrativo, secretaria, gerente de oficina, asistente ejecutivo, secretaria ejecutiva, representante de atención al cliente, encargado de captura de datos, oficinista, recepcionista, operador de conmutador, encargado de la sala de correo, encargado de devoluciones, gerente de servicios, encargado de procesamientos, asistente de oficina.

Otros: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access), Windows NT/98/95/Vista, planeación de eventos, planeación de juntas, procesamiento de texto, hojas de cálculo, administración de bases de datos, teléfonos multilínea, conmutadores, horarios, presentaciones, asistente de oficina, servicio de apoyo al cliente, envíos y distribución, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación, administración de prestaciones, administración de oficinas, control de inventarios, compras, mantenimiento de las instalaciones, relaciones con proveedores y contratistas, administración de proyectos, preparación de documentos